Die gematik betreibt seit dem Jahr 2023 ein auf der Open-Source-Lösung SuiteCRM basierendes Customer-Relationship-Management-System (CRM), das speziell an die fachlichen und technischen Anforderungen der gematik angepasst wurde. Das System hat sich als zentrale Komponente der Anwendungslandschaft etabliert und dient der organisationsweiten Verwaltung externer Kontakte und Organisationen. Die im CRM verwalteten Identitätsdaten werden bereits heute von verschiedenen Fachanwendungen genutzt und kontinuierlich erweitert. Insbesondere erfolgt die Datenerfassung und -pflege über das CRM in Verbindung mit der Registrierungsplattform myServices. Darüber hinaus besteht ein fortlaufender Bedarf zur Integration weiterer Systeme sowie zur Nutzung der zentralen Identitätsdaten in zusätzlichen Geschäftsprozessen, beispielsweise im Umfeld von ERP-Systemen oder eines zukünftigen Lizenzmanagements.
Die Weiterentwicklung, Konfiguration sowie der technische Support des CRM-Systems einschließlich der gematik-spezifischen Erweiterungen werden derzeit durch einen externen Dienstleister erbracht. Der zugrunde liegende Rahmenvertrag endet zum 02.03.2027. Zur Sicherstellung eines unterbrechungsfreien Betriebs sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Systems ist daher eine Folgebeschaffung erforderlich. Das Ziel dieser Ausschreibung ist daher der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über Beratungs-, Entwicklungs- und Supportleistungen für das bestehende CRM-System einschließlich der gematik-spezifischen Erweiterungen. Gegenstand der Leistungen sind insbesondere die Weiterentwicklung der CRM-Lösung, die Pflege und Erweiterung des rollenbasierten Be-rechtigungsmodells (RBAC), die Integration weiterer Fachverfahren und Systeme, die Unterstützung des laufenden Betriebs sowie die fachliche und technische Beratung der gematik bei der Weiterentwicklung ihrer CRM- und IAM-Landschaft.
Die geschätzte Abrufmenge der Rahmenvereinbarung umfasst ca. 300 Personentage für Anpassungs- und Unterstüt-zungsleistungen über die gesamte Vertragslaufzeit, für die Rollen Projektmanager bzw. Berater, technischer Consultant und Entwickler. Die Leistungen werden ohne Abnahmeverpflichtung, jeweils auf Abruf erbracht.
Die maximale Vertragslaufzeit beträgt mit Verlängerungsoptionen insgesamt vier (4) Jahre.
Nach der Erstlaufzeit der Rahmenvereinbarung von zwei (2) Jahren ab Zuschlagserteilung, beinhaltet die Rahmenvereinbarung eine zweimalige Verlängerungsoption um jeweils ein (1) weiteres Jahr.
Der Auftragnehmer kann seine Leistungen grundsätzlich remote erbringen, außer in den in den Verträgen und deren Anlagen geregelten Fällen.
Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschrift ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Dieser Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht) wird der Auftraggeber Bieter über den vorgesehenen Zuschlag informieren. Der Vertrag wird erst 15 Kalendertage (bei elektronischer Übermittlung oder per Fax: 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information geschlossen.
1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch; 2) Mit dem Angebot sind sämtliche der aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Angebotes sind die von der Vergabestelle auf der angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung / Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen; 3) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die genannte Vergabeplattform einzureichen; 4) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt; 5) Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch; 6) Der Auftraggeber fordert mit dem Angebot unter anderem folgende Informationen: - Angaben zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG § 19 MiLoG, § 21 SchwarzarbG. - Angaben zum Nichtvorliegen von unionsrechtlichen Ausschlussgründen gem. Art. 5k der VO (EU) 2022/576 (RU-Sanktionen). - Angaben zur Eintragung im Handelsregister. - Angaben zum Nichtvorliegen von Eintragungen im Wettbewerbsregister bzw. vergleichbarer Register aus dem Sitzland des Unternehmens (sofern Sitz nicht in Deutschland). -Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben mit Angebotsabgabe sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen ( - siehe Eignungsformblatt Anlage 04 Ziffer VI. und Bietergemeinschaftserklärung (Anlage 05)). Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will - siehe Eignungsformblatt (Anlage 04 Ziffer VII.). Sofern der Bieter von der Eignungsleihe gem. § 47 VgV Gebrauch macht, hat er die Unternehmen, deren Eignung er sich bedient, zu benennen - siehe Eignungsformblatt (Anlage 04 Ziffer VII.). In diesem Fall hat er zudem eine entsprechende Verpflichtungserklärung einzureichen, aus der hervorgeht, dass ihm die Kapazitäten der Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen (Verpflichtungserklärung Unteraufträge (Anlage 06)). Für den Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft und für den Fall des Einsatzes von Eignungsleihgebern muss durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. durch jeden Eignungsleihgeber ein entsprechend ausgefülltes Eignungsformblatt (Anlage 04) eingereicht werden.
Möglichkeit der Nachforderung und Aufklärung:Sofern Angebote unvollständig eingegangen sind, behält sich der Auftraggeber vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen - soweit zulässig - nachzufordern. Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen führen gleichwohl zum Ausschluss des Angebotes, wenn nach pflichtgemäßer Ausübung des Ermessens von einer Nachforderung abgesehen wird.Sofern Angebotspreise im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen, verlangt der Auftraggeber von den betroffenen Bietern Aufklärung und die Plausibilisierung der Angebotspreise. Gleiches gilt, wenn die Angebote widersprüchliche Angaben enthalten.
gem. § 21 iVm. § 23 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 iVm. § 21 MiLoG und § 21 SchwarzArbG (Eigenerklärung gem. Anlage 04)
gem. §§123, 124 GWB (Eigenerklärung gem. Anlage 04)
Betriebshaftpflichtversicherung / Berufshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzuweisen.
Sofern eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) noch nicht besteht, ist zu erklären, dass eine solche Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. In dem Zuge ist eine Erklärung eines Versicherers, aus der hervorgeht, dass er zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung bereit ist, als Anlage beizufügen.
Erklärung über den Umsatz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Es sind Angaben zum durchschnittlichen Jahresumsatz und Umsatzangaben zu Leistungen, die mit den ausge-schriebenen Leistungen vergleichbar sind, für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023 - 2025) einzureichen.
Mindestanforderung: Der erwirtschaftete Umsatz mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind - Unterstützung von SuiteCRM Projekte, in Support, Customizing und Weiterentwicklung des CRM-Systems - muss mindestens 500.000 EUR (netto) pro Jahr betragen.
Handelsregisterauszug (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren Register) besteht, ist ein aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Auszug), der nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab der Abgabefrist des Verfahrens, einzureichen.
Unternehmensbezogene Referenzprojekte (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren anzugeben. Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen aus den letzten drei (3) Jahren anzugeben, also Leistungsbeginn zwischen dem 01.07.2023 bis einschließlich 30.06.2026. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie Erfahrungen in Support, Customizing und Weiterentwicklung des SuiteCRM-Systems belegt. Mindestanforderungen:- Es müssen mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren nachgewiesen werden, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleich-bar sind- Mindestens zwei Referenzen müssen die Entwicklung kundenspezifischer Module sowie die Integration angebundener Systeme über REST-API um-fassen.- Mindestens eine Referenz muss Erfahrung in der Konzeption und Umsetzung von Identity- und Access-Management-Anforderungen, insbesondere rollenbasierten Berechtigungskonzepten (RBAC), im Zusammenhang mit Suite-CRM-System nachweisen.
Vorliegend werden keine besonderen Bedingungen an die Ausführungen des Auftrags (Ausführungsbedingungen) im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB festgelegt. Alle allgemeingültigen Bedingungen an die Leistungserbringung ergeben sich aus den Vergabeunterlagen (insb. Leistungsbeschreibung, Anforderungskatalog, Vertrag).