1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch;
2) Mit dem Teilnahmeantrag (und später dem Angebot) sind sämtliche der aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Teilnahmeantrages (und später des Angebotes) sind die von der Vergabestelle zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bewerber /Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung / Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen;
3) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die genannte Vergabeplattform einzureichen;
4) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Teilnahmeantrages (und später des Angebots) und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt;
5) Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch;
6) Es wird darauf hingewiesen, dass die benannten Fristen für die Angebotsphase noch nicht verbindlich feststehen;
7) Der Auftraggeber weist darauf hin, dass gem. § 30 Abs. 1 VgV nur für ein Los ein Angebot abgeben werden darf. Die Bewerber können gleichwohl Teilnahmeanträge für ein Los oder für beide Lose einreichen. Sie müssen aber im Falle der Bewerbung auf beide Lose bereits im Teilnahmeantrag erklären, welches Los im Falle einer Platzierung unter den jeweils vier bestplatzierten Bewerbern (vgl. zur Begrenzung der Bewerberanzahl Ziff. IV.3. des Verfahrensbriefs, Anlage-01) beider Lose Vorrang haben soll. Die Zuordnung der Bewerber zu einem Los erfolgt im Rahmen der Eignungswertung nach folgenden Regeln:
I) Der Auftraggeber ermittelt je Los anhand der Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb Los 1 und 2 (Anlage-06) auf Grund der erreichten Gesamtpunktzahl die Rangfolge der Bewerber.
II) Sofern ein Bewerber nur in einem der Lose zu den für die Angebotsphase vorgesehenen Bewerbern gehört, wird er diesem Los zugeordnet und dort zur Angebotsabgabe aufgefordert.
III) In den Fällen, in denen ein Bewerber in beiden Losen zu den für die Angebotsphase vorgesehenen Bewerbern gehört, wird er ausschließlich dem von ihm priorisierten Los zugeordnet und nur dort zur Angebotsabgabe aufgefordert.
IV) Im entsprechenden anderen Los rückt der nach Maßgabe der Eignungswertung nächstplatzierte Bewerber nach.
V) Führt die Anwendung der vorstehenden Regelungen dazu, dass in einem Los die vorgesehene Anzahl geeigneter Bewerber nicht erreicht werden kann oder ein wirksamer Wettbewerb in diesem Los andernfalls nicht gewährleistet wäre, behält sich der Auftraggeber vor, von der Lospriorisierung gem. Ziff. III)) ausnahmsweise abzuweichen. In diesem Fall kann der Auftraggeber einen Bewerber, der nach den vorstehenden Regelungen einem bestimmten Los zuzuordnen wäre, abweichend dem entsprechenden anderen Los zuordnen und ausschließlich in diesem Los zur Angebotsabgabe auffordern, soweit das zur Sicherstellung eines wirksamen Wettbewerbs erforderlich ist.
In jedem Fall wird ein Bewerber nur für die Abgabe eines Angebots in einem Los zugelassen. Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe in beiden Losen erfolgt nicht. Die Entscheidung über eine abweichende Zuordnung trifft der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen unter Berücksichtigung der Anzahl geeigneter Bewerber, der Wettbewerbsverhältnisse in den Losen sowie des Ziels, in beiden Losen einen wirksamen Wettbewerb sicherzustellen.
8) Der Auftraggeber wird für das weitere Vergabeverfahren max. 4 Bewerber/Bewerbergemeinschaften je Los mit positiver Eignungsprognose auswählen. Er behält sich vor, das entsprechende Los im Vergabeverfahren aufzuheben, sofern die benannte Mindestzahl von 3 zulassungsfähigen Bewerbungen in diesem Los unterschritten wird. Sollte die Prüfung der eingegangenen Teilnahmeanträge ergeben, dass in einem Los mehr als die vorgegebene maximale Bewerberanzahl die Eignungsanforderungen erfüllen, wird der Auftraggeber die zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden Bewerber nach den Vorgaben der Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb (Anlage-06) auswählen. Dabei wird der Auftraggeber im jeweiligen Los zunächst die Erklärungen und Nachweise der Bewerber zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit bewerten und gewichten. Im Ergebnis dessen werden die vier bestplatzierten Bewerber (d.h., diejenigen mit der höchsten Gesamt-Wertungspunktzahl nach Maßgabe der losspezifischen Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb, Anlage-06) im jeweiligen Los zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktgleichstand der viertplatzierten Bewerber in einem Los werden alle gleichplatzierten Bewerber und damit mehr als vier Bewerber im betroffenen Los zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sofern im Ergebnis ein Bewerber (im Falle seiner Doppelbewerbung) in beiden Losen eine Platzierung unter den besten 4 Bewerbern einnimmt, richtet sich die an ihn gerichtete Angebotsaufforderung nach den in Ziff. II.3. des Verfahrensbriefs (Anlage-01) vorgegebenen Zuordnungsregelungen zur Einhaltung der Loslimitierung.
9) Nur die ausgewählten Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (zweite Phase des Vergabeverfahrens), können anschließend ein Erstangebot im jeweiligen Los abgeben und am weiteren Verhandlungsverfahren teilnehmen. Der Auftraggeber wird mit allen ausgewählten Bietern, die form- und fristgerecht ein Erstangebot eingereicht haben, Verhandlungsgespräche mit dem Ziel führen, die Angebote zu optimieren. Dafür wird der Auftraggeber diese Bieter unter Beachtung der Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung zu Verhandlungen und hiernach zur Abgabe endgültiger Angebote auffordern.
10) Für Los 2 sind Erklärungen abzugeben, dass der Bewerber über die erforderlichen technischen, personellen, organisatorischen und sonstigen Kapazitäten verfügt bzw. im Falle einer Auftragserteilung rechtzeitig verfügen wird, um die in den Vergabeunterlagen festgelegten Souveränitätsanforderungen während der gesamten Vertragslaufzeit erfüllen zu können. Ferner ist zu erklären, dass die in den Vergabeunterlagen festgelegten Souveränitätsanforderungen als verbindliche Anforderungen an die Leistungserbringung anerkannt und im Falle einer Auftragserteilung entsprechend den vertraglichen Vorgaben erfüllt werden. Zudem ist zu erklären, dass zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags keine Umstände bekannt sind, die der Einhaltung der Souveränitätsanforderungen entgegenstehen. Dazu sind die entsprechenden Angaben im Teilnahmeantragsformular (Anlage-03) Ziffer V. Nr. 3 einzutragen.
11) Der Bewerber hat Erklärungen zur Umsetzung von Art. 5k Verordnung (EU) 2022/576 (Auszug der VO unter Ziff. IX. Anhang) zu geben. Insbesondere ist zu erklären, dass der Bewerber
a) weder eine russische Staatsangehörige bzw. ein russischer Staatsangehöriger noch eine in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist,
keine juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist, deren Anteile zu mehr als 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der vorgenannten Personen oder Einrichtungen gehalten werden,
nicht im Namen oder auf Anweisung einer der vorgenannten Personen oder Einrichtungen handelt.
b) Ferner ist zu erklären, dass an der Ausführung des Auftrags keine Unternehmen beteiligt werden, auf die die vorgenannten Merkmale zutreffen und die als Unterauftragnehmer, Eignungsverleiher oder Lieferanten eingesetzt werden, sofern ihr Anteil am Auftragswert mehr als 10 % beträgt.
11) Im Nachgang zu den Verhandlungsterminen erhalten die Bieter, ggf. nach einheitlicher Fortschreibung der Vergabeunterlagen durch den Auftraggeber, die Möglichkeit zur Angebotsoptimierung.