Verfahrensangaben

Das Land Hessen, vertreten durch die IT-Stelle der hessischen Justiz ("Auftraggeberin"), beabsichtigt, die Sitzungssäle aller Gerichtsbarkeiten des Landes Hessen mit einheitlich bedienbarer Medien- und Videoverhandlungstechnik auszustatten. Die hessische Justiz umfasst die ordentliche Gerichtsbarkeit, die Arbeits-, Finanz-, Sozial- und Verwaltungsgerichtsbarkeit mit insgesamt über 70 Gerichtsstandorten und 530 Sitzungssälen.
Die hessische Justiz vollzieht derzeit einen umfassenden digitalen Wandel im Rahmen des eJustice-Programms Hessen. Videoverhandlungen haben sich als etabliertes Instrument der Verhandlungsführung entwickelt und werden in der hessischen Justiz fortlaufend ausgebaut. Die Sitzungssäle werden den Gerichten als Verhandlungsräume zur Dienstausübung zur Verfügung gestellt.
Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass die Finanzierung der Ausstattung sämtlicher Sitzungssäle nicht gesichert ist. Die Auftraggeberin kann derzeit nicht belastbar beziffern, in welchem Umfang und wie viele Sitzungssäle der Auftragnehmer ausstatten muss. Die Rahmenvereinbarung sieht keine Mindestabnahmemenge vor. Die Auftraggeberin schätzt die Menge der auszustattenden Sitzungssäle auf 530.
Die Höchstmenge der auszustattenden Sitzungssäle beträgt 580.

Gegenstand des Auftrages ist die medientechnische Ausstattung der Gerichtssäle aller Gerichtsbarkeiten des Landes Hessen mit einheitlich bedienbarer Medien- und Videoverhandlungstechnik.
Die Auftraggeberin stattet die Sitzungssäle bedarfsgerecht und wahlweise in mehreren Stufen aus.
Voraussichtlich Anfang 2027 werden in einer separaten Maßnahme zunächst in den Sitzungssälen moderne Medienwagen aufgestellt, die mit interaktiven Displays auf einem Rollwagen und 360°-Kameras ausgestattet sind.
Diese Beschaffung ist nicht Gegenstand des Vergabeverfahrens.
Der Auftragnehmer muss die Komponenten des Medienwagens konzeptionell berücksichtigen und in die darauf aufbauenden Stufen integrieren.
Die auf den Medienwagen aufbauende Teilausstattung gestaltet sich wie folgt:
Die Bedienkomfort-Ausstattung (Teilausstattung 1) umfasst insbesondere folgende Leistungen:
- Präsentationsbildschirme, in der Regel als Wandmontage,
- funktionale Systemsteuerung (HW/SW), verortet auf einem oder mehreren Bedienpanels zur Steuerung aller im Sitzungssaal verorteten Quellen/Medien,
- aktive Netzwerk- und Security-Komponenten und Internet-Access (Router),
- Bereitstellung einer zentralen Managementumgebung für Administration, Monitoring, Inventarisierung und Zertifikatsverwaltung aller Systeme und Komponenten;
In einer weiteren Stufe muss der Auftragnehmer die Zielbild-Ausstattung umsetzen. Diese Stufe baut entweder auf dem Medienwagen oder wahlweise auf der Bedienkomfort-Ausstattung auf.
Die Zielbild-Ausstattung (Teilausstattung 2) umfasst insbesondere folgende zusätzliche Leistungen:
- Audio-Steuerungssoftware (inkl. Audio-Hub) mit Tischmikrofonen, Wandlautsprechern/Soundbars,
- PTZ-Kameras,
- Anschlussfelder aller Beteiligten,
- Integration von Monitoren auf der Richterbank,
- Medienhub,
- Dokumentenkamera.
Der Auftragnehmer muss ab Abnahme einer Ausstattungsstufe Service-Leistungen erbringen, bestehend insbesondere aus einem mehrstufigen Supportmodell (2nd/3rd-Level und Field Service durch den Auftragnehmer) mit SLAs, Incident-, Problem-, Change- und Release-Management, Ersatzteilvorhaltung und -austausch. Der Auftragnehmer muss darüber hinaus das vorhandene Whiteboard als Bestandskomponente in Service nehmen.
Alle Anwendungen zur Bedienung der Systeme für die Videoverhandlungen müssen den Vorgaben der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung entsprechen.
Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Design-Workshops, Konzepterstellung, Testphasen und die schrittweise Ausstattung und Inbetriebnahme der Medienausstattung.
Der Auftragnehmer muss auf Abruf der Auftraggeberin die Leistungen der jeweiligen Ausstattungsstufe erbringen. Der Auftragnehmer ist für die sichere und dauerhafte Befestigung - u. a. von Displays, Halterungen und weiteren Komponenten - verantwortlich. Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass ihr die Bausubstanz in den Sitzungssälen nicht abschließend bekannt ist. Der Auftragnehmer muss im Rahmen einer Standortbegehung prüfen, ob für die Befestigung der Komponenten Eingriffe in die Wandkonstruktion erforderlich sind und diese - falls erforderlich und nach Abruf der Auftraggeberin - vornehmen.
Die Auftraggeberin stellt die passive Infrastruktur und den Internetzugang je Standort für das Mediennetz bereit. Die Auftraggeberin nutzt als Konferenzplattform derzeit und vorwiegend Cisco Webex. Die Auftraggeberin verfolgt eine strikte "Bring Your Own Meeting"-Strategie, um auch künftig technologisch unabhängig zu sein. Die Auftraggeberin stellt für die Einwahl/Steuerung/Verwaltung der Konferenzplattform die notwendigen Laptops sowie Dockingstations zum Anschließen der neuen Medientechnik bereit. Die vom Auftragnehmer bereitzustellende Hard- und Software muss plattformunabhängig funktionieren.
Die Auftraggeberin behält sich vor, die Anforderungen im Laufe des Verfahrens zu präzisieren und anzupassen.

Gerichtsstandorte im Land Hessen

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Wirtschaftlichkeit bemisst sich nach dem Verhältnis von Leistung (L) und Preis (P).

Zur Bewertung kommt die erweiterte Richtwertmethode wie folgt zur Anwendung: Formel: Z = L / P

Richtwert Z ist der Quotient aus den Leistungspunkten L und dem Punkten P für die monetären Kriterien.

Entscheidungskriterium ist die Qualität.

Angebote, die innerhalb des Schwankungsbereichs zum Angebot mit dem höchsten Richtwert liegen, kommen in die engere Wahl. Die Entscheidung entfällt auf das Angebot, dessen Qualität innerhalb der engeren Wahl am besten bewertet wurde.

Die Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

1. Bewerber werden gebeten, Fragen ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11 genannte Website einzureichen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeberin und Bewerbern findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11 genannte Vergabeportal statt. Die Auftraggeberin wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden.

2. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.11 genannte Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des in Ziffer 5.1.11 genannten Vergabeportals zur Verfügung. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers/ des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Mit dem Teilnahmeantrag ist für die Verfahrensdauer eine verantwortliche, deutschsprachige Ansprechperson nebst Kontaktdaten (Name, Anschrift, Tel., E-Mail) zu benennen.

3. Mehrfachbewerbungen als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) sind unzulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich die Auftraggeberin vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen von zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgsversprechendes Angebot abzugeben.

4. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (BG) ist nur bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Bewerber, die sich mit anderen Unternehmen zu Bewerber-/Bietergemeinschaften zusammenschließen und als solche einen Teilnahmeantrag einreichen, sind für die Dauer des Verfahrens daran gebunden. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung der Auftraggeberin. Die Abgabe von Teilnahmeanträgen durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer BG-Erklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Die Auftraggeberin behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt.

5. Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 VgV genannten Voraussetzungen hingewiesen. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung des Nachunternehmers beruft, ist mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers einzureichen, dass dieser seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt.

6. Bewerber sollen die auf der in Ziff. 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Die Auftraggeberin behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Auf die Nachforderung besteht kein Rechtsanspruch.

7. Die Auftraggeberin wird den Vorgaben in § 41 VgV dadurch nachkommen, dass er auf der unter Ziffer 5.1.12 genannten Website den derzeit vorhandenen Teil der Vergabeunterlagen zur Verfügung stellt. Da die Auftraggeberin ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 VgV. Ziel des Verfahrens ist es, die Anforderungen an die Leistung und den Vertrag mit den Bietern gemeinsam zu konkretisieren. Zum jetzigen Zeitpunkt stehen deshalb noch nicht alle Unterlagen fest.

8. Die Auftraggeberin wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an die Auftraggeberin weitergegeben werden.

9. Zugelassen zum Vergabeverfahren werden nur Wirtschaftsteilnehmer aus der EU und aus Drittländern, die eine internationale Übereinkunft mit der Union über die Gewährleistung des gleichen und wechselseitigen Zugangs zu öffentlichen Aufträgen geschlossen haben (wie etwa das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA)).

Die Auftraggeberin vergibt den Auftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit dieser Bekanntmachung fordert die Auftraggeberin interessierte Unternehmen auf, einen Teilnahmeantrag einzureichen. Für den Teilnahmeantrag sind allein die Anforderungen dieser Bekanntmachung maßgeblich. Auf Grundlage des eingereichten Teilnahmeantrags prüft die Auftraggeberin die Eignung der Bewerber für den Auftrag anhand der gemäß der Bekanntmachung einzureichenden Unterlagen. Im zweiten Schritt fordert die Auftraggeberin die nach Maßgabe der Bekanntmachung ausgewählten Bewerber auf, ein verbindliches Erstangebot einzureichen. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird die Auftraggeberin auch Optimierungsvorschläge zu den Leistungsanforderungen und zum Vertrag zulassen. Sollte sich dies als zweckmäßig erweisen, verhandelt die Auftraggeberin mit den Bietern über die eingereichten Vorschläge. Die Auftraggeberin behält sich ausdrücklich vor, nicht in Verhandlungen einzutreten und gemäß § 17 Abs. 11 VgV auf die Erstangebote zuzuschlagen. Die Auftraggeberin behält sich darüber hinaus vor, die Angaben des Zuschlagsprätendenten vor Zuschlag mittels einer verifizierenden Teststellung zu überprüfen.

Die maximale Laufzeit von 8 Jahren ist zulässig, da ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vorliegt. Der Auftragnehmer muss nach Lieferung, Einbau und Inbetriebnahme der zu liefernden Soft- und Hardware Serviceleistungen erbringen, bestehend insbesondere aus einem mehrstufigen Supportmodell (2nd/3rd-Level und Field Service durch den Auftragnehmer) mit SLAs, Incident-, Problem-, Change- und Release-Management, Ersatzteilvorhaltung und -austausch. Die Serviceleistungen beginnen, wenn die Auftraggeberin die Stufe "Bedienkomfort-Ausstattung" für den jeweiligen Sitzungssaal abruft. Die Auftraggeberin ruft die Ausstattungsstufen schrittweise ab. Die Auftraggeberin wird voraussichtlich auch im achten Vertragsjahr noch Ausstattungsstufen abrufen. Nur bei Überschreiten der Regellaufzeit von 4 Jahren kann die Auftraggeberin sicherstellen, dass sie die Serviceleistungen fristgemäß abruft und die medientechnische Ausstattung der Sitzungssäle nach Inbetriebnahme der zu liefernden Soft- und Hardware dementsprechend ordnungsgemäß gewartet wird.
Die maximale Laufzeit von 8 Jahren bildet den Zeitraum ab, der notwendig ist, um die schrittweisen Abrufe einschließlich einer angemessenen anschließenden Servicezeit für die zuletzt auszustattenden Sitzungssäle zu gewährleisten, ohne den Wettbewerb über das erforderliche Maß zu beschränken.

Die Teilnahmeanträge sind elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über die Vergabeplattform einzureichen. Für den Versand und den Empfang von rechtserheblichen Erklärungen an bzw. von der Auftraggeberin müssen die Bewerber den Bewerberbereich der Vergabeplattform nutzen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeberin und Bewerbern findet ausschließlich über die Vergabeplattform statt.

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbs-beschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere wird darauf hingewiesen, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, bei der Auftraggeberin zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist nach Ziffer 5.1.12 bei der Auftraggeberin zu rügen.

Die Auftraggeberin wird mindestens 3 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht.
Die Auftraggeberin wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen:
1) Formelle Prüfung des Teilnahmeantrags,
2) Materielle Prüfung der Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft anhand der in der Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen,
3) Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen: Die Auftraggeberin wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsanforderungen am besten erfüllen (Ranking). Sie behält sich vor, nur die 3 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen.
Bei Ermittlung des Rankings wird die Auftraggeberin wie folgt vorgehen: Die Auftraggeberin bewertet insbesondere die von den Bewerbern genannten Referenzen und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben. Die Vergleichbarkeit richtet sich nach den in Ziffer 5.1.9 genannten Merkmalen. Die Bewertung erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander.

Hierbei handelt es sich um Auswahl-, nicht um Zuschlagskriterien.

Die Auftraggeberin behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

Die Ausführungsbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.