Verfahrensangaben

Die Felsenland Südeifel Tourismus GmbH errichtet gemeinsam mit vier Projektpartnern (TOURISTIK GmbH Gerolsteiner Land, Zweckverband Feriengebiet Bitburger Land, Verbandsgemeinde Prüm / Tourist-Information Prümer Land, Verbandsgemeinde Arzfeld / Tourist-Information Islek) im Rahmen des Projekts "Virtuelle Tourist-Information - KI-basierte Gästeberatung" eine flächendeckende, 24/7 verfügbare, mehrsprachige und barrierefreie touristische Informations- und Beratungsinfrastruktur in der Südeifel und im Gerolsteiner Land.

Das Vorhaben wird aus Mitteln des EFRE Rheinland-Pfalz 2021-2027 (Öffentliche Tourismusinfrastruktur - Tourismus 4.0) gefördert.

Gegenstand dieser Bekanntmachung ist Los 3 - Künstliche Intelligenz: die Konzeption, Entwicklung, Integration, der Betrieb und die fortlaufende Weiterentwicklung eines KI-gestützten Gästeberatungssystems bis zum 31.12.2038. Das System wird als sprachgesteuerter, avatarbasierter KI-Chatbot auf den 18 Informationskiosken des Loses 1 und über die digitale Service-Plattform des Loses 2 auf den mobilen Endgeräten der Gäste ausgespielt.

Die Lose 1 (Hardware) und 2 (Digitale Service-Plattform) werden gesondert ausgeschrieben. Bietergemeinschaften sind ausdrücklich erwünscht.

Los 3 - Künstliche Intelligenz (KI-Chatbot und Gästeberatungssystem) - Gegenstand dieser Ausschreibung

Die Leistung umfasst insbesondere:

1. KI-Chatbot und Sprachassistent: Bereitstellung eines visualisierten, sprachgesteuerten Chatbots mit 24/7-Echtzeitberatung in mindestens DE, EN, NL und FR.

2. KI-Plattform: Der Auftragnehmer muss die angebotene Plattform selbst entwickeln, betreiben und weiterentwickeln.

3. Protokollierung und Transparenz: Jede durch den KI-Agenten ausgeführte Aktion ist vollständig und strukturiert zu protokollieren (Prozessschritte, Datenquellen, Parameter, Ergebnisse).

4. Modellneutralität: Das eingesetzte Sprachmodell muss zur Laufzeit ohne Systemausfall, ohne Datenverlust und ohne Anpassung der Wissensdatenbank austauschbar sein.

5. Integration: Die Lösung muss plattform- und DMS-neutral betrieben werden können.

6. Mehrfacheinbindung: Die parallele Einbindung des Chatbots und der hybriden Suche auf mindestens fünf unabhängigen Einbindungsumgebungen der Partnerregionen muss durch die Mandantenstruktur abgedeckt sein.

7. Anpassung über das Dashboard: Sämtliche visuellen und sprachlichen Anpassungen des Chatbot-Frontends und der hybriden Suche müssen über die Administrationsoberfläche ohne Code-Anpassungen oder Deployments möglich und in einer Vorschau überprüfbar sein.

8. Wissensaufbau und Datenintegration: Initialer Wissensaufbau mit den touristischen Daten aller fünf Partnerregionen, Konfiguration wertschöpfungsorientierter Beratungsregeln sowie ein dokumentierter Wissensaufbau-Workflow mit Abnahmeprozess durch den Auftraggeber.

Regulatorische Anforderungen: Alle eingesetzten KI-Systeme müssen den Anforderungen der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) entsprechen; Risikoklassifizierung, Transparenzpflichten und Konformitätserklärungen sind nachzuweisen. Das System darf keine personenbezogenen Daten ohne Rechtsgrundlage verarbeiten; personenbezogene Nutzerdaten dürfen ohne ausdrückliche Einwilligung nicht für das Modelltraining verwendet werden. Alle Daten und Modelle sind vollständig auf Servern innerhalb der EU zu hosten.

Die übergreifende Servicelevel-Vereinbarung (Meta-SLA) ist für alle drei Lose verbindlich. Die dort festgelegten Reaktionszeiten sind Mindestanforderungen, die verbessert, nicht aber verschlechtert werden dürfen.

Die Leistung wird überwiegend am Sitz des Auftragnehmers erbracht. Das KI-System wird an den 18 Kiosk-Standorten des Loses 1 in der Südeifel und im Gerolsteiner Land sowie über die Websites der fünf Partnerregionen genutzt; Schulungen und Abnahmen finden beim Auftraggeber bzw. bei den Projektpartnern statt.

Optional zu beauftragen sind die im Leistungsverzeichnis gekennzeichneten Leistungen.
Diese Positionen sind im Angebot preislich auszuweisen. Eine Beauftragung erfolgt nur nach ausdrücklicher Erklärung des Auftraggebers.

Der Auftrag wird aus Mitteln des EFRE Rheinland-Pfalz 2021-2027 gefördert. Die EFRE-konforme Belegdokumentation sowie die Publizitätspflichten sind einzuhalten.
Bietergemeinschaften sind ausdrücklich erwünscht.
Die laufenden Kosten sind über die Gesamtlaufzeit bis zum 31.12.2038 zu kalkulieren. Die Preise für die laufenden Kosten gelten fest für die ersten 12 Monate nach Inbetriebnahme; für die Folgejahre ist eine jährliche Anpassung um höchstens 4 % gegenüber dem Vorjahrespreis zulässig.
Die Lizenzposition ist als Gesamtlizenz für die Mehrfacheinbindung (mindestens fünf Regionen zuzüglich zentraler Einbindung und Kiosk-Cluster) als eine Pauschalposition anzubieten, nicht je Einbindungsumgebung.

In der ersten Phase - Teilnahmewettbewerb - wird die Eignung der Bieter geprüft. 3-5 der am besten geeigneten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Angebote sollen in einer oder mehreren Runden verhandelt werden. Der Zuschlag auf das Erstangebot bleibt vorbehalten.

Von Bewerbern/Bietern erkannte Verstöße der vergebenden Stelle gegen das geltende Vergaberecht hat der Bieter gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen. Erklärt der Auftraggeber, dass er der Rüge nicht abhelfen will, hat der Bieter binnen einer Frist von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung bei folgender Stelle schriftlich einen Nachprüfungsantrag zu stellen:
Ministerium für Wirtschaft, Tourismus, Energie und Klima
- Vergabekammer -
Stiftsstraße 9
55116 Mainz
Deutschland
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de
Telefon: 06131 / 16-2234
Fax: 06131 / 16-2113

1. Die Teilnahmeanträge sind mit den geforderten Erklärungen und Nachweisen innerhalb der Teilnahmefrist elektronisch - nur über das Bietertool der Vergabeplattform einzureichen. Hierzu kann das veröffentlichte vorbereitete Teilnahmeformular genutzt werden. Hinsichtlich der Eigenerklärungen kann der Nachweis vorläufig durch eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung geführt werden. Maßgeblich bleibt jedoch der Inhalt der Bekanntmachung.
2. Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die Vergabeplattform geführt. Das bieterindividuelle Postfach auf der Vergabeplattform fungiert als "elektronischer Briefkasten" der Bieter und ist für den Zugang von Erklärungen, Nachforderungen pp. im Vergabeverfahren maßgeblich und verbindlich.
3. Der Versand der Einladungen zum Verhandlungsgespräch, der Informationsschreiben gemäß § 134 GWB und sonstiger Schriftverkehr, wie z.B. Nachforderungen, erfolgt ebenso über das Bieterpostfach der Vergabeplattform.
4. Eine Ausnahme von der Nutzung der Vergabeplattform besteht für das Zuschlagsschreiben. Dieses kann vom Auftraggeber direkt an die vom Bieter angegebene E-Mail-Adresse versandt werden.
5. Im Falle der Bewerbung einer Arbeits-/Bietergemeinschaft erfolgt die Korrespondenz ausschließlich über den bevollmächtigten Partner der Arbeits-/Bietergemeinschaft.
6. Werden die Leistungen von einer Bietergemeinschaft angeboten, sind die Auskünfte für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären. Will sich der Bieter bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die Auskünfte auf Verlangen auch von Dritten abzugeben.
7. Der Auftraggeber beabsichtigt, die Lose 1 bis 3 zeitlich parallel zu vergeben. Die Auftragnehmer der drei Lose sind zur Zusammenarbeit auf Grundlage der übergreifenden Servicelevel-Vereinbarung (Meta-SLA) verpflichtet.
8. Mit dem Angebot ist das Formblatt "Erklärung Meta-SLA-Mitwirkung" (Anlage A-Meta-F) einzureichen.
9. Die Bewertung des Zuschlagskriteriums "Qualität und Leistungsfähigkeit des KI-Systems" erfolgt auf Grundlage einer Live-Demonstration im Rahmen des Präsentations- und Verhandlungstermins.
10. EU-Emblem und EFRE-Förderhinweis sind nach den Vorgaben des Auftraggebers auszuweisen. Die Unterlagen sind mindestens 10 Jahre nach Projektende aufzubewahren.

Der Auftraggeber behält sich vor, wenn dies aus Gründen eines ausreichenden Wettbewerbs erforderlich ist, fehlende unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachzufordern, soweit dies rechtlich zulässig ist, insbesondere im Sinne des § 56 VgV.

1. Alle eingesetzten KI-Systeme müssen den Anforderungen der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) entsprechen. Der KI-Charakter der Beratung muss für die Nutzerinnen und Nutzer jederzeit erkennbar sein.
2. Das System darf keine personenbezogenen Daten ohne Rechtsgrundlage verarbeiten. Personenbezogene Nutzerdaten dürfen ohne ausdrückliche Einwilligung nicht für das Modelltraining verwendet werden.
3. Das Chatbot-Interface ist barrierefrei nach den Anforderungen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) auszugestalten und mit assistiven Technologien nutzbar zu machen.
4. Das KI-System darf keine diskriminierenden Empfehlungen generieren; entsprechende Filter und Tests sind zu dokumentieren.
5. Die Leistungen sind mit den Auftragnehmern der Lose 1 und 2 abzustimmen.